Hướng dẫn Forma Data Management

1. PROJECT
2. FILES
3. REVIEWS
4. TRANSMITTALS
5. REPORTS

• Files — khu vực quản lý tài liệu trung tâm của dự án, gồm folder, permissions, versions, attributes, search và sharing.
• Reviews — đưa file vào quy trình kiểm tra/phê duyệt có trạng thái và người chịu trách nhiệm rõ ràng.
• Transmittals — phát hành file chính thức tới thành viên hoặc người ngoài dự án và lưu lại lịch sử gửi/nhận.
• Administration — quản lý members, quyền truy cập, project settings, templates và các cấu hình liên quan.

Ba nguồn nên dùng cùng nhau

• Sổ tay này — giải thích khái niệm, quy trình, cách lựa chọn công cụ, thực hành khuyến nghị và lỗi thường gặp.
• Autodesk Help — hướng dẫn thao tác chi tiết và thông tin mới nhất về giao diện, quyền truy cập và giới hạn sản phẩm.
• Learning Center — video và khóa học thực hành; phù hợp khi bạn muốn học theo bài hoặc xem ví dụ từng bước.

1. CREATE / UPDATE
2. STORE & VERSION
3. REVIEW
4. APPROVE / SHARE
5. AUDIT

1. OPEN PROJECT
2. FIND FILE
3. OPEN / VIEW
4. VERSION
5. MARKUP / ISSUE
6. SHARE

1. Vào Data Management → Files. Nhận biết folder tree, danh sách file và menu thao tác.
2. Mở một file. Biết viewer, thông tin file và cách quay lại Files.
3. Xem Version History. Hiểu file không cần đổi tên mỗi lần cập nhật.
4. Thử Search and filter. Tìm file theo tên/type/date/attributes thay vì click folder liên tục.
5. Tạo một markup thử nghiệm. Hiểu markup là lớp ghi chú, không phải một file PDF mới.
6. Mở Share. Phân biệt share với project member và các lựa chọn khác.

1. SCOPE
2. TEMPLATE
3. MEMBERS
4. FOLDERS
5. PERMISSIONS
6. WORKFLOWS
7. PILOT
8. GO-LIVE

1. Xác định phạm vi. Ai tham gia, bộ môn/công ty nào liên quan, tài liệu nào là bản ghi chính thức và luồng review/phát hành diễn ra như thế nào.
2. Chọn template. Nếu tổ chức có nhiều dự án tương tự, ưu tiên Project Template để tái sử dụng cấu hình.
3. Chuẩn hóa mô hình người dùng. Xác định Role/Company trước, sau đó mới bổ sung Member cụ thể.
4. Tạo folder và permissions. Thiết kế các folder cấp cao rõ ràng để tận dụng cơ chế kế thừa quyền.
5. Thiết lập Naming/Attributes. Chỉ áp dụng ở nơi thực sự cần kiểm soát; tránh tạo quy tắc phức tạp không cần thiết.
6. Cấu hình Reviews/Transmittals trước khi dự án bắt đầu phát hành hồ sơ.
7. Thử nghiệm với 3–5 người dùng. Kiểm tra cả web và Desktop Connector nếu nhóm làm việc với file trên máy.

1. MEMBER
2. ROLE / COMPANY
3. PROJECT ACCESS
4. FOLDER PERMISSION

• Quy tắc 1 — Product access và folder permission là hai lớp khác nhau. Khi người dùng vào được dự án nhưng không thấy file, hãy kiểm tra cả hai.
• Quy tắc 2 — Với cấu hình lặp lại, Role/Company giúp thêm hoặc thay đổi người dùng dễ hơn so với gán nhiều permissions cá nhân. Do đó, ưu tiên thiết lập theo Role/Company trong các quy trình làm việc, phân quyền và cộng tác.
• Quy tắc 3 — Nên có nhiều hơn một Project Admin để tránh phụ thuộc một người.

Nên đưa gì vào template?

• Quyền thiết lập — Project Admin có thể tạo Project Template nếu được Hub Admin cho phép. Hub Admin quản lý Project Templates và quyền tạo template ở cấp Hub.
• Khuyến nghị — tạo template theo loại dự án hoặc phương thức triển khai, thay vì một template quá lớn cho mọi trường hợp.
• Phân công quản lý — chỉ định một nhóm nhỏ Project Admin chịu trách nhiệm cập nhật template khi Autodesk thay đổi tính năng.

• Giữ các parent folder ổn định. Permission inheritance hoạt động tốt nhất khi cấu trúc cấp cao phản ánh rõ ranh giới quyền truy cập.
• Tránh tạo quá nhiều tầng folder. Cấu trúc quá sâu làm việc tìm kiếm, phân quyền và sử dụng Desktop Connector khó hơn.
• Không nên dùng folder để thay cho metadata. Khi cần lọc theo discipline, status hoặc revision, Attributes thường hiệu quả hơn.

1. WHOMember / Role / Company
2. WHEREFolder
3. WHATPermission level

• Inheritance — subfolder tự động kế thừa permission từ parent. Khi thay đổi quyền ở subfolder, hãy kiểm tra cách kế thừa hiện hành để tránh cấp quyền ngoài ý muốn.
• Assignment — có thể cấp quyền theo tên/email, Role, Company hoặc Everyone tùy nhu cầu của dự án.
• Manage — người có quyền quản trị phù hợp có thể cập nhật folder permissions; Project Admin có quyền quản trị trên toàn dự án.
• Kiểm tra quyền — permission có thể đến từ nhiều nguồn như Member, Role hoặc Company. Khi người dùng có quyền khác dự kiến, hãy kiểm tra tất cả các nguồn cấp quyền.

Checklist kiểm tra

• Đăng nhập bằng tài khoản thử nghiệm hoặc nhờ người dùng đại diện cho từng vai trò xác nhận.
• Kiểm tra cả web và Desktop Connector nếu dự án sử dụng connector.
• Thử upload, rename/move, tạo version, share và review — không chỉ kiểm tra việc có nhìn thấy folder hay không.
• Xuất permission report định kỳ nếu dự án có quy mô lớn hoặc nhiều tổ chức bên ngoài tham gia.

1. DEFINE FIELDS
2. DEFINE VALUES
3. APPLY TO FOLDER
4. VALIDATE ON ADD

• Bắt đầu ở phạm vi nhỏ. Ưu tiên các folder phát hành hoặc cần kiểm soát; chưa nên áp dụng toàn dự án khi nhóm chưa thống nhất quy tắc.
• Theo từng folder — có thể áp dụng Naming Standard khác nhau cho từng khu vực nếu quy tắc quản trị của dự án yêu cầu.
• Với folder đã có dữ liệu, hãy kiểm tra điều kiện và giới hạn hiện hành trên Autodesk Help trước khi áp dụng Naming Standard.

• Mặc định và tùy chỉnh — Files có system attributes; Project Admin có thể tạo custom attributes để bổ sung dữ liệu có cấu trúc.
• Required attributes — có thể yêu cầu người dùng nhập giá trị trước khi hoàn tất thao tác ở những folder cần kiểm soát chặt.
• Naming + metadata — không nên đưa mọi thông tin vào file name. Những thông tin không cần nằm trong tên file có thể được quản lý bằng related/custom attributes.

1. FIND
2. OPEN
3. ACT
4. VERSION
5. SHARE / REVIEW

Mẹo: thao tác có thể xuất hiện ở folder tree, action bar hoặc menu More (...) của từng item. Nếu không thấy lệnh mong muốn, hãy kiểm tra permission và loại file trước.

• Linked files — host file và linked files cần được upload bằng cách hỗ trợ references khi cần giữ nguyên quan hệ liên kết.
• Permission — upload yêu cầu folder permission phù hợp. Nếu lệnh không xuất hiện, hãy kiểm tra quyền truy cập trước.
• Naming/attributes — folder có áp dụng quy tắc bắt buộc có thể yêu cầu tên file hoặc attributes hợp lệ trước khi upload hoàn tất.

• Search keyword — tìm theo tên/mô tả/review status/custom attributes; có thể dùng operators theo Help.
• Filter — lọc theo file type, version, người thêm version, ngày cập nhật, review status và custom attributes.
• Saved Search — lưu lại các điều kiện tìm kiếm thường dùng; khả năng chia sẻ Saved Search phụ thuộc vào chức năng hiện hành của sản phẩm.
• Files Log — xuất danh sách file ra XLSX cùng system attributes và custom attributes để kiểm tra hoặc đối soát.

1. A101.pdfV1
2. A101.pdfV2
3. A101.pdfV3 CURRENT

• View Version History — xem các version, người cập nhật và attributes của từng version.
• Compare versions — chọn hai version để xem khác biệt khi file/format hỗ trợ. Xem tiếp P17 để thực hiện và đọc kết quả so sánh.
• Make current — một số file cho phép đưa version cũ trở thành current. Thao tác này thay đổi phiên bản đang được xem là hiện hành, vì vậy chỉ nên dùng khi có chủ đích.
• Current version không đồng nghĩa với tổng số version. Một version cũ có thể được đưa trở lại thành current, vì vậy badge hiển thị không nhất thiết phản ánh số lượng version đã tạo.

1. VIEW VERSION HISTORY
2. SELECT 2 VERSIONS
3. COMPARE VERSIONS
4. REVIEW CHANGES

• Bắt đầu từ Version History — nhấp vào badge Version hoặc dùng View version history để mở danh sách các phiên bản của file.
• Chọn hai phiên bản — đánh dấu đúng hai version cần kiểm tra, sau đó chọn Compare versions.
• Xem khác biệt — viewer mở chế độ so sánh; cách hiển thị và các công cụ so sánh khả dụng phụ thuộc vào loại file và định dạng được hỗ trợ.
• Không thay đổi version — Compare versions là thao tác kiểm tra trực quan; nó không tạo version mới và không thay đổi Current version.

• Markup — là lớp ghi chú trên file/sheet. Nếu viewer đáp ứng nhu cầu, không cần tạo thêm bản PDF chỉ để ghi chú.
• Issue — dùng khi cần giao trách nhiệm và theo dõi: assignee, status, activity history và vị trí trên 2D/3D.
• Export — khi cần gửi một bản xuất ra ngoài, hãy kiểm tra tùy chọn kèm markups/issues theo định dạng file.

• Tạo từ Issues tool — mở Issues > Create issue, chọn template nếu có, nhập các trường bắt buộc rồi chọn Create.
• Tạo ngay trên file/model — có thể đặt Issue trên file 2D/3D hoặc tạo từ markup để giữ đúng ngữ cảnh cần xử lý.
• Issue Template — template giúp điền sẵn thông tin lặp lại và làm việc tạo issue nhanh, nhất quán hơn.
• Tạo hàng loạt — trên web có thể import Issues từ Excel/CSV khi cần khởi tạo nhiều issue cùng lúc và có quyền phù hợp.

• Status là workflow — project admin có thể cấu hình những status nào được sử dụng; không nên giả định mọi project có cùng một danh sách trạng thái.
• Manage issues — permission này cho phép người dùng xem, assign, edit và quản lý tất cả issues trong phạm vi tool.
• Administrator — dành cho admin cần quản lý Issue settings như permissions, types, templates, custom fields, root causes và statuses.
• Visibility — issue có thể được nhìn thấy khác nhau theo creator, assignee, watcher, role/company và permission; kiểm tra quyền khi người dùng không thấy issue mong đợi.

Public link — kiểm soát phạm vi chia sẻ

• Project Admin phải bật public sharing trước khi người dùng có thể tạo link công khai.
• Anyone with the link — người nhận link có thể truy cập nội dung trong phạm vi được chia sẻ; nên xem đây là hình thức chia sẻ ra ngoài dự án.
• Thời hạn / thu hồi link — sử dụng theo chính sách của dự án; xem Autodesk Help để biết các tùy chọn hiện hành.

Bridge — chia sẻ có cấu trúc giữa các dự án

• Another project — share file/folder sang dự án khác; một số trường hợp có thể hỗ trợ đồng bộ folder.
• Theo dõi — Bridge cung cấp lịch sử outgoing/incoming để quản lý nội dung đã chia sẻ.
• Quy tắc quản trị — xác định ai được phép dùng Bridge và dự án đích nào được phép nhận dữ liệu trước khi triển khai rộng.

1. SUBMIT
2. REVIEW
3. APPROVE / REJECT
4. STATUS / COPY

Project Admin cần cấu hình Approval workflow trước; sau đó người dùng chọn file trong Files và dùng Submit for review.

• Reviewer/Approver — ưu tiên gán theo Role/Company khi phù hợp để giảm việc cập nhật từng cá nhân.
• Folder đích — nếu file Approved được copy tới folder có Naming Standard, hãy bảo đảm tên file và metadata đáp ứng quy tắc.
• Thay đổi workflow — thay đổi cấu hình có thể chỉ áp dụng cho các review tạo sau đó; hãy kiểm tra Autodesk Help trước khi chỉnh workflow đang sử dụng.
• Thử nghiệm — tạo một review với file mẫu trước khi áp dụng cho tài liệu dự án thật.

1. SELECT FILES
2. SUBMIT FOR REVIEW
3. CHOOSE WORKFLOW
4. REVIEW / APPROVE
5. MONITOR PROGRESS

• Submitter — chọn file → Submit for review → chọn Approval workflow → đặt Review name → Submit.
• Reviewer/Approver — mở review được giao, kiểm tra nội dung và thực hiện thao tác theo quy trình.
• Progress — người khởi tạo theo dõi tiến trình trong Reviews và có thể gửi nhắc khi cần.
• File status — review status hiển thị In review / Approved / Rejected theo tiến trình và kết quả.

1. SELECT FILES
2. CREATE TRANSMITTAL
3. RECIPIENTS
4. MESSAGE
5. SEND / RECORD LOG

• Thông tin lưu lại — Transmittals lưu status, Transmittal ID, title, sender, recipients, creation date và số file.
• Recipients — có thể gửi tới project members; việc gửi cho non-members phụ thuộc vào settings do Project Admin quản lý.
• Attributes — Project Admin có thể tạo attribute groups để đưa metadata vào transmittal; giá trị được lưu tại thời điểm tạo.
• Permission — người tạo cần permission phù hợp trên file/folder. Nếu lệnh không xuất hiện, hãy kiểm tra quyền truy cập và Autodesk Help.

• Files Log — có thể bao gồm các system attributes như path, name, software version, revision, version number, markup, shared, last updated, updated by, review status và custom attributes.
• Reports — loại report khả dụng phụ thuộc vào product/tool. Một report có trong Build không nhất thiết xuất hiện trong Data Management.
• Kiểm tra định kỳ — với dự án lớn, nên rà soát quyền truy cập và danh sách file để phát hiện sai lệch sớm.

1. FORMA CLOUD
2. DESKTOP CONNECTOR
3. FILE EXPLORER
4. REVIT / AUTOCAD / CIVIL 3D

• Không gian làm việc kết nối — Forma connector xuất hiện trong File Explorer và hiển thị các project/folder đã chọn.
• Sync — thay đổi trên máy được đồng bộ lên cloud theo cách hoạt động của connector và permission hiện có.
• Permissions được dùng chung — Desktop Connector sử dụng permission từ Forma; connector không có một lớp permission riêng.
• Rebrand — từ Desktop Connector 2027.0.0, Autodesk Docs được hiển thị là Autodesk Forma / Forma connector; một số path legacy như ACCDocs vẫn tồn tại.

Checklist trước khi đưa vào sử dụng

• Có ít nhất 2 Project Admin phù hợp.
• Members / Role / Company đã được rà soát; invitation và quyền truy cập hợp lệ.
• Folder structure đã ổn định ở cấp chính; permissions đã được kiểm tra bằng các vai trò người dùng mẫu.
• Naming/Attributes chỉ được áp dụng ở nơi nhóm dự án đã hiểu cách nhập dữ liệu.
• Review workflow đã được thử nghiệm; quy định sử dụng Transmittal đã được thống nhất.
• Desktop Connector chỉ triển khai cho nhóm thực sự cần; người dùng đã được hướng dẫn Select Projects và Process for viewing.
• Người dùng biết nơi mở sổ tay này, Autodesk Help và kênh hỗ trợ của dự án/tổ chức.

Thứ tự kiểm tra khi có sự cố

Hub Admin khác Autodesk Account Admin

• Giới hạn Project Admin — Hub Admin có thể hạn chế việc Project Admin tạo project, project template hoặc company tùy thiết lập hiện hành.
• Chuẩn hóa trước khi mở rộng — dùng Project Templates và Library để giảm việc mỗi project tự cấu hình theo một cách khác nhau.

• Quyền tạo/publish — theo Help hiện tại, member cần Create permission hoặc cao hơn để add và publish Specifications.
• Format được hỗ trợ — Specifications hỗ trợ CSI MasterFormat, CAWS, Uniclass và Other/Unknown để tổ chức section.
• Version Set — dùng version set để tổ chức các đợt specification và quản lý nội dung cập nhật theo nhóm phát hành.
• Sau khi publish — project members có thể truy cập specifications đã publish trên web hoặc Autodesk Forma mobile app.

• Không phải slide tĩnh — Board được thiết kế để giữ review gắn với live project data thay vì xuất hình rồi dựng lại presentation riêng.
• Cộng tác — hỗ trợ nhiều người cùng làm việc và kiểm soát quyền truy cập vào board được chia sẻ.
• Design review — phù hợp cho giai đoạn cần khám phá phương án, review thiết kế và thống nhất với stakeholder.
• Availability — theo Help hiện tại, Board được bao gồm với Forma Data Management và Forma Data Management Essentials; quyền truy cập thực tế vẫn phụ thuộc entitlement/project access.

Cards phụ thuộc quyền truy cập — những cards và dashboards xuất hiện phụ thuộc products bạn có quyền truy cập và một số khả năng của hub, bao gồm IQ khi áp dụng.

• My Dashboard — dùng Card Library để chọn các chỉ số cần theo dõi thay vì cố đưa mọi dữ liệu lên một dashboard.
• Dùng để nhìn xu hướng — Insight phù hợp để quan sát xu hướng, điểm thiếu và rủi ro ở mức tổng hợp; khi cần xử lý chi tiết, quay về tool nguồn như Issues, Reviews hoặc workflow liên quan.
• Kết hợp với P27 — Reports phù hợp khi cần xuất hoặc gửi dữ liệu; Insight phù hợp khi cần theo dõi trực quan và nhận biết xu hướng theo thời gian.

• Autodesk Help — nguồn tham chiếu chính thức cho thao tác, permissions, giới hạn và thay đổi của sản phẩm.
• Learning Center — phù hợp để học qua video và khóa học; một số nội dung có thể yêu cầu đăng nhập hoặc đăng ký.